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在采购过程中,付了订金(定金),然后在验货环节跟供应商产生产品质量的分歧,怎么处理?

第一次在这个平台发帖,还请各位大神海涵!
由于时间紧 公司大领导新开发一个供应商,本着相互信任的态度;付了定金并交给了一个供应商加工一批零件;当时给的是样品(从模具上现场拆下来的,有些磨损);没有图纸;按照我们的要求做(指定某些参数)。验货时发现供应商直接按照样品做的!现在不能用,耽误生产不说;供应商反儿理直气壮的说按照我们提供的样品做的;重新做也要把这次的零件的费用付掉,请问怎么处理这样的事情(这家供应商在厂里有些关系)
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上甘岭

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谨慎的态度不够,在给订单前的触发条件是否满足,资质,信誉,评级等考核应该是不够的;第一次合作的供应商按照道理应该不会出现这样的态度,是不是中间发生了一些事情没有说。。。。。。。。。
 
不过对于供应商不配合”这个问题,以下是我的一点经验之谈:
1. 如果对该产品或者相关产品比较熟悉,在下单之前就与供应商商议好质量标准,验货标准,这时供应上会告诉你标准是不是能达到,他们能提供的是什么样的质量水平,你们接受就可以继续订单,不接受就取消订单。

2. 在第一点的基础上,将质量和验货标准写到订单里,同时写上质量出现争议时的解决办法。比如,验货 不合格时,供应商需要在规定时间返工重做,返工2次还不合格者,返还首付款,并接受罚款。写在订单里面很重要,可以有效的让不合作的供应商闭嘴。

以上两点建立在对产品比较熟悉的情况下,能预先考虑到质量点和相关质量风险。如果对采购的产品不熟,但产品是行业标准件,即非定制产品,也还有另外一个办法:

3. 如果对采购的产品不熟,但产品是行业标准产品,可以将产品的生产标准写在订单里,这个标准一定是工厂可以达到的,各种性能和质量标准也是行业认可的,有明文规定的,一般这种标准里面都会有质量判定标准。 写在订单里,就是默认双方都遵守和认可这个标准,不会出现争议。

4. 对于非标准产品,按照以上第1第2点来操作。

5. 还有一种情况,以上工作都做了,验货不合格,出现了“不影响性能和使用”, 但在“一定程度上”影响美观 这种不合格质量点,不合格率在“一定程度上”超过了验货标准,这里的程度参见验货标准。这种可以让工厂进行返工挑拣货重做,一般供应商会按照次品率多生产一定比例的产品。不合格率比较小的话,一般供应商还是愿意返工的。但这样的供应商要格外注意,要跟他们分析讨论是哪里出了问题导致不合格率超过标准,这些问题是不是能改进和控制。 如果供应商几次出现验货不合格返工的情况,基本可以考虑更换供应商了。
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刺客

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这种情况下共有3种结果结果。

1. 一拍两散
供应商和买方都不愿做出让步。
供应商是不会退回预付款的,会给企业造成损失。供应商也会有所损失~因为一般预付款是无法Cover所有成本的。
大家都是明白人,都会竭力避免这种情况发生。
要懂得抓住和利用这点!

2. 买方让步
QC部门让步,供应商继续完成供货。
由于所有责任和风险会加在买方身上,这种情况发生的非常小概率。

3. 卖方让步
卖方做出让步。重新调整工艺,或提供整修方案对策。最终提供符合质量要求的产品,来把眼前的项目完成。
这样的话,至少卖方可以拿到进度款,买方可以完成采购任务。也不会造成太大损失。

作为采购人员,我主推第三种解决方案。

--------重点来了!--------
卖方不是傻子~题主也说了,卖方配合意愿并不强。
所以,如何让卖方让步是在考验采购人员 “处理突发事件” 的能力。

本来想详细写一些处理手段和方法,但毕竟没有身临其境。
我只能凭自己的经验表述一些 “我认为的”、“重要的” 核心思路和座阀。
如果大家有意深入,可以私信。

1. 共赢原则!(退一步)
卖方的目标是赚钱,买方的目标是获得 合格品质的产品。 两者不矛盾!
要懂得创造共赢的目标。

2. 成本不是首要问题。(进一步)
要清晰目前首要问题是什么?是成本吗?
你的预付款已经出去了~成本已经发生了。
所以你要解决的是质量问题,这才是首要问题。

3. 55原则!(退一步)
没有什么问题是必然发生的,关键是找到问题的源头。
我相信问题不会全部在卖方身上,两边都要找。
各打50打板~双方都有责任。

4. 大谈将来的合作(进一步)
今天的工作永远是立足于未来~
今天都做不到~后面的合作在哪里?

5. 买方永远是值得信任的!尤其在款项方面 (退一步)
钱不是问题,问题是当前的问题解决不了。

6. 费用追溯原则!(进一步)
发生的费用,该追溯的还是要追溯。

……

一进一退~
一切为了解决质量问题!
至于钱款的问题,以后可以慢慢扣。

当然咯,关起门来讲~
是哪个采购把这种不配合的供应商放进来的?
追溯责任的时候,那个人要倒霉了...
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MMII

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如果真遇到这种: “反正不影响使用,没有关系的”, “返工买不到材料”, “货就这样了,你们不要算了 (有的时候还说“我们可以卖给其他客户”), 使用种种理由来拒绝返工,这种供应商可能是面向低端市场,他们的客户一般这样的质量问题都可以接受,所以造就了他们这样的质量理念,质量控制不严, 相关成本也低,一般这样的工厂给出的价格也低。避免的方法就是,选择供应商的时候不要眼睛总盯着低阶,牢牢记住一分价格一分货。同时要选择有一定规模,生产经验和管理水平的供应商。如果这种情况真的发生了, 即便取消订单定金能退,买方的时间损失,信誉损失都已经造成了,这种情况是最不愿见到的。打官司吧时间长花费多,订单金额也不大,搞来搞去赔偿也就是那么点,不值得。这种死猪不怕开水烫的供应商目前我没有遇到过,但我以前收到过一封邮件,内容是说XXX工厂不讲信誉,产品不合格还不退款之类,邮件群发给很多同行业的人,告诫不要跟这家工厂合作,这可能也是一种办法吧,呵呵。

如果验货不合格,纯粹是因为“性能不符合要求,外观严重影响销售,且不合格产品比例非常高”,这种情况应该很少吧,除非是生产经验严重不足,规模很小谈不上管理和质量控制的供应商。这样的供应商很容易在下单之前淘汰掉吧? 其实重要的是对行业有些了解在质量的保证下,一份价格一分货,就怕“腐败领导”抽成吸血导致 质量马马虎虎,价格你还降不下来! 第一次回帖 不喜勿喷
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其中之一

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1:如果是不那么重要的采购类别,是可以按照该产品的行业标准进行协商的。供应商也不是傻逼,他们也会观望有没有二次合作的可能。
2:如果是重要的采购类别,那么你定金是100%全付?这样的采购风险是很大的,我真没遇到过敢这样操作的采购人,除了某类别例如博世某电控产品已经可以看作是市场垄断的,即他们的技术优势明显市场上供不应求,那么这是少数情况,这种情况也是会按照一定的验收条款进行操作的,最坏的情况大不了售后索赔上进行扯皮。

建议以后采购改为3-4-3等形式(30%定金、40%到货款、30%验收款)。采购本来在公司就是被各部门吊打的,你不对供应商强硬你能对谁强硬?还敢自称甲方?

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